Voor IT-ontwikkelaars blijft de waarheid bestaan: Microsoft Access is een uitstekende optie voor bedrijven die in korte tijd database-oplossingen nodig hebben in vergelijking met andere technologieën, of een oplossing die gemakkelijk verbinding kan maken met meerdere gegevensbronnen.

Access is eigenlijk geweldig voor verschillende soorten zakelijke projecten: factuur- of offertesystemen, tijdregistratie, ticketing-systeem, training en coaching beheer, de mogelijke toepassingsgebieden zijn eindeloos.

Zodra u de overstap naar Access heeft gemaakt, kunt u de gegevens samen met de prachtige PowerBI-tools van Microsoft gebruiken om dashboards te maken en analyses uit te werken.

Naast het vermijden van Excel-overkill, biedt Access een verscheidenheid aan database-oplossingen voor bedrijven met uiteenlopende behoeften. Met Access kunt u persoonlijke applicaties, kleine bedrijfsapplicaties, bedrijfsbrede applicaties, webapplicaties en meer ontwikkelen.

Een professionele Access-ontwikkelaar kan u helpen de kracht van uw gegevens te ontdekken door middel van rapportage en een aangepaste Access-oplossing.

Bekijk deze redenen waarom uw project waarschijnlijk geschikt is voor Access:

1. Je hebt nood aan flexibiliteit

Access is uiterst aanpasbaar en uitbreidbaar. Als u een Access-applicatie ontwikkelt en uw behoeften veranderen, kan de Access applicatie snel een eenvoudig aangepast worden. Het is gebouwd voor flexibiliteit.

En het Access-platform is over de hele wereld bekend. Zeker omdat het ontwikkeld is door  Microsoft.

Weet u hoe u Microsoft Word, Excel of een ander Microsoft-programma moet gebruiken?

De kans is groot dat je dat weet. Dat is geweldig, want je herkent ook de overeenkomsten met het Access-platform. Uw IT-team heeft geen speciale training nodig om met uw nieuwe applicatie te werken.

En, in tegenstelling tot veel andere databaseoplossingen, zijn Microsoft systemen de standaard voor bedrijven over de hele wereld, wat minder training betekent. Microsoft Access biedt gebruikers een van de eenvoudigste en meest flexibele DBMS-oplossingen die momenteel op de markt zijn. Als u Access voor uw project gebruikt, is het moeilijk een proces te bedenken die er niet mee kan geïnformatiseerd en geautomatiseerd worden.

2. Je heb veel data

Gegevens verzamelen wordt steeds belangrijker aangezien data als het nieuwe goud wordt aanzien. Voor een klein project kan Access ook gebruiken als database, waarbij je tot 2 GB aan data kan bijhouden en verwerken. Als je meer power en opslag capaciteit nodig hebt, kan deze eenvoudig omgezet worden naar een Microsoft SQL Server database. Hierbij vervalt dan ook bovenstaande limiet.

Dus als je een data intensieve applicatie nodig hebt, dan is Access nog steeds een goede kandidaat.

3. Je wenst te connecteren nar verschillende platformen

Je wilt natuurlijk uw data maar één keer bijhouden, daarom is het zeer eenvoudig om te connecteren naar andere platformen zoals SQL Server, SharePoint, ODBC compatibele databases en andere Access databases. Deze data kan je dan in uw Access applicatie gebruiken en zelf manipuleren als je daar voldoende rechten voor hebt.

Stel dat je prospecten en klanten in een CRM applicatie zitten en je wenst een flexibele offerte applicatie te bouwen in Access, dan kan je eenvoudig een link leggen naar de klanten lijst uit je CRM. Zo hoef je deze data niet nog eens bij te houden in uw Access applicatie.

Excel is krachtige analyse tool voor uw bedrijf en laat toe dat u zeer flexibel kan omgaan met data, maar dit heeft ook enkele nadelen. Als u last hebt van één of meerdere van de volgende symptomen, is het hoog tijd om te denken aan een gecentraliseerde database applicatie zoals Microsoft Access.

1. Een link nachtmerrie

Stel dat u een Excel bestand hebt per maand en u zou graag een analyse uitvoeren over twee jaar, dan wil dit zeggen dat u 24 Excel bestanden moet gaan linken naar een groot bestand, wat al heel snel complex wordt om te beheren. Met een Microsoft SQL Server database worden de gegevens relationeel opgeslagen zodat ze maar een keer bestaan en kunnen dan nog steeds geanalyseerd worden met Excel.

2. Meerdere gebruikers ongemak

Wanneer u nog niet overgegaan bent naar Microsoft Office 365 met de bijhorende OneDrive om uw Excel documenten op te slaan, dan zal de melding “Alleen lezen” u wel bekend zijn. Dit wil zeggen dat er een collega op dat moment het document aan het bewerken is en dat jij maar moet wachten om ook uw aanpassingen door te voeren… Met een Access applicatie, kunnen uw medewerkers gelijktijdig inloggen en data aanpassen.

3. Oneindig veel tabbladen

In plaats van meerdere documenten te creëren, kiezen sommige medewerkers ervoor om veel tabbladen te maken in hetzelfde Excel bestand, wat ervoor kan zorgen dat het lang kan duren voor aleer het document opent en het traag aanvoelt om mee te werken.

4. Inefficiënte beveiliging 

Het beveiligen van de data is beperkt tot één wachtwoord om te bepalen of het gewijzigd/geopend kan worden of niet, dit is niet veilig en niet flexibel genoeg voor de hedendaagse vereisten van een bedrijf. Met een Access applicatie kan u dankzij het FirmWare framework zelf bepalen wie, wat mag zien op elk formulier.

5. Kopie van kopie van kopie 

Medewerkers kunnen en zullen de verschillende Excel bestanden naar hun eigen computer kopiëren, wie weet wat ze er mee doen eens ze het bedrijf verlaten. Daarnaast zullen er veel verouderde en dubbele Excel bestanden rond gaan, wat kan leiden tot het lekken van confidentiële data over medewerkers of klanten… Het is veel moeilijker om weg te wandelen met een SQL Server database die op de server gehost wordt.

6. Inefficiënte zoek mogelijkheden 

Als u bij het zoeken door verschillende Excel bestanden moet scrollen en door tientallen kolommen moet gaan om na te gaan of dit wel de laatste gegevens zijn, dan zal u dankzij een Access applicatie veel tijd besparen. Zo bevat dit zoek schermen waarbij de gebruiker kan zoeken op alle kolommen zoals naam, adres, postcode,…

7. Sortering en rapportering

Om de data uit een Excel bestand te rapportering, komt het er vaak op neer dat u de rijen gaat kopiëren en plakken naar een nieuwe lay-out of dat u er complexe filters opzet om toch maar de informatie te hebben van die ene klant. Excel is dan ook niet gemaakt om rapporten te genereren. Daarentegen bevat een Access applicatie een eigen rapporten module om eenvoudig rapporten te maken met heel wat filter en sortering mogelijkheden.

8. Vervuilde data

Aangezien u alles kan typen in een Excel bestand, zorgt deze mogelijkheid al snel tot inaccurate gegevens en dubbele data. Met een Microsoft Access applicatie kan u de ingave van data afdwingen via lijsten. Deze lijsten zijn enkel te beheren door de administrators van de applicatie. Als extraatje kan u bepaalde velden ook verplicht maken of bedrijfslogica op toepassen, zoals het order mag niet verzonden worden als de betaling nog niet geregistreerd is.

Wanneer u merkt dat uw Excel bestanden niet meer beheersbaar zijn of u veel tijd nodig heeft om ze allemaal up-to-date te houden, dan is een gecentraliseerde database applicatie uw volgende stap, zodat u kan beschikken over data die eenvoudig te analyseren is!

Herken je bovenstaande problemen? Wil je de mogelijkheden leren kennen van een professionele Access applicatie met een Microsoft SQL Server als database? Neem gerust contact op, wij helpen je verder!

Neem ook zeker eens een kijkje op onze site met focus op Microsoft Access en ontdek wat er standaard mogelijk is:

FirmWare Framework

Het ICT Jaarboek is uit

Elk jaar brengt Smart Business het ICT jaarboek uit met de laatste trends in bedrijfssoftware. Vandaag zoomen we in op de modules die het vaakst gebruikt worden bij de Belgische KMO’s namelijk: CRM, ERP, Accounting-toepassingen, Business intelligence en analytics.

Het start allemaal bij CRM

CRM staat voor Customer Relationship Management, wat zoveel wil zeggen als het beheren van uw prospecten en klanten contacten. Vorig jaar zag we een groei voor Teamleader maar dit jaar moeten ze een stap terug nemen naar 5% marktaandeel. Grootste stijger dit jaar zijn de maatwerkoplossingen (van 15% naar 19%) waardoor ze op een verdiende tweede plaats eindigen met een tevredenheid van 7,5/10, na Microsoft met een aandeel van 30% en de hoogste tevredenheid van 7,7/10.

En het leeft verder in het ERP

Wanneer je uw prospect hebt geconverteerd naar een klant, volg je de volgende processen best op in een ERP systeem. Hierin beheer je de aan-en verkooporders, stock, productie, leveringen en facturatie. Hier is de trend richting maatwerk al langer bezig en komen we uit op een historisch hoogte punten waarbij het ook voor de eerste keer  op de eerste plaats eindigt met een marktaandeel van 21%. Kort hierop volgen Microsoft (20%), SAP (18%) en Exact (6%).

Het visualiseren en analyseren van deze data doen we in BI

BI staat voor Business Intelligence, deze software laat u toe om uw data op een eenvoudige manier te analyseren en te visualiseren. Kopman is hier opnieuw Microsoft met zijn Power BI oplossing, gevolgd door SAP en maatwerk. Qua tevredenheid zit Microsoft op 8/10 wat bijzonder goed is, daarna volgt maatwerk met een 7,5 en SAP met een 7.

Eerste peiling voor boekhoudtoepassingen

Dit jaar wordt er voor het eerst gepeild naar het gebruik van boekhoudtoepassingen. Hier hadden we verwacht om veel pakketten aan de top te zien maar niets is minder waar, maatwerk domineert hier met een marktaandeel van 36% en een tevredenheidsscore van 7,6. De tweede en derde plaats is voor Exact 16% en Kluwer 11%.

Documenten sla je op in een DMS

DMS staat voor Document Management Systeem, dit is een systeem waarin je al uw documenten kan bewaren (Word, Excel, foto’s). Hier kan het niet anders dat Microsoft zijn koppositie behoud mede dankzij SharePoint en Office met een marktaandeel van 45% en een tevredenheid van 8/10! Op een afstand volgt maatwerk 15% en Oracle 7%.