10 nieuwigheden in Office 2016

Maak kennis met Microsofts vernieuwde kantoorpakket. Dit pakket bevat nieuwe versies van de bekende programma’s zoals Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Outlook en Access. Office 2016 is te koop als pakket en automatisch beschikbaar als je over een licentie van Office 365 beschikt.

Zijn de nieuwe functies in Microsoft Office de moeite waard?

Eind vorig jaar heeft Microsoft zijn kantoorpakket een fikse upgrade gegeven. Office 2016 bevat nieuwe versies van Word, PowerPoint, Excel, Access, Outlook en OneNote. De focus in de vernieuwde programma’s ligt op efficiënter kantoorwerk en eenvoudiger samenwerken, en dat zowel op de desktop, laptop, tablet en smartphone. Wat heeft Office 2016 zoal te bieden?

10 nieuwigheden in Office 2016

Microsoft Office is al een volwassen softwarepakket. Het spreekt dan ook voor zich dat het programma niet drastisch veranderd is. Toch bevat de nieuwe Office heel wat handige nieuwigheden:

1. Werk op elk toestel

Microsoft heeft mobiele apps voor Office 2016 ontwikkeld, niet alleen voor Windows 10 Mobile maar ook voor Android en iOS. Dat betekent dat u op al uw toestellen toegang hebt tot hetzelfde kantoorpakket. De functie Roaming Documents helpt u bovendien als u tussen verschillende toestellen wisselt. Als u bijvoorbeeld op uw Surface Pro 3 een document hebt aangemaakt en later op uw iPhone nog iets aan het document wilt veranderen, is het document daar beschikbaar.

2. Deel documenten eenvoudiger

Met de functie Eenvoudig Delen is het gemakkelijker dan ooit om documenten te delen en anderen de mogelijkheid te geven om uw gedeelde documenten te bewerken. U hoeft dus geen documenten meer als bijlage in een e-mail heen en weer te sturen, maar deelt ze met één klik vanuit het lint in Outlook via Office 365 SharePoint Sites, OneDrive of OneDrive voor Bedrijven. De personen waarmee u een document deelt, ontvangen een e-mail met een link naar het document.

3. Werk online samen

De functie Co-creatie laat meerdere gebruikers toe om gelijktijdig aan één document te werken, zonder dat ze daarvoor bij elkaar moeten zitten. Co-creatie werkt zowel in Word als in PowerPoint en OneNote. Ideaal dus om samen een tekst of presentatie te creëren. U deelt een document waaraan u wilt samenwerken eenvoudig via de cloud en maakt de anderen co-auteur, waarna u elk op uw eigen computer aan het document werkt. In Word krijgt u elkaars wijzigingen zelfs realtime te zien. De verbeterde versiegeschiedenis maakt het bovendien gemakkelijker om een document te herstellen naar een eerdere versie.

4. Vergader productiever

De nieuwe versie van Skype voor Bedrijven (voorheen Lync) is geïntegreerd in de online versies van Word, PowerPoint, Excel en OneNote. Tijdens het skypen kunt u ook gedeelde documenten samen bewerken, waardoor uw online vergaderingen nog productiever worden en u direct de onderwerpen die u bespreekt in een tekst kunt doorvoeren.

5. Verlies minder tijd met e-mail

Outlook helpt u om productiever door uw e-mail te gaan. Zo heeft het programma een extra map Onbelangrijke e-mail gekregen, waarin berichten met een lage prioriteit automatisch voor u bewaard worden. U krijgt er regelmatig een overzicht van. Ook de mobiele app Outlook weet welke berichten uw aandacht verdienen en welke een lagere prioriteit hebben. Bovendien voorkomt de functie Moderne Bijlages dat u nog een recent bewerkt document eerst moet opzoeken voor u het kan e-mailen. U krijgt immers in Outlook toegang tot een lijstje met uw recent bewerkte documenten op Office 365 SharePoint Sites, OneDrive of OneDrive voor Bedrijven, zodat ze eenvoudig met anderen te delen zijn.

6. Presenteer op een andere manier

In Office 2016 introduceert Microsoft een alternatief voor PowerPoint: Sway. Terwijl u in PowerPoint uw presentaties lineair maakt, met een eerste en een laatste slide, is Sway ontworpen om presentaties met een meer vrije vorm te creëren. In een Sway-presentatie introduceert u ook eenvoudig web content, zoals foto’s, YouTube-video’s, posts van Facebook of Twitter, content van OneDrive enzovoort.

7. Weet wat er met uw documenten gebeurt

Een andere nieuwe app is Delve. Dit programma doorzoekt al uw e-mails, agenda’s en bestanden en bepaalt op basis van uw werkgedrag welke informatie relevant is voor u. Als bijvoorbeeld een tiental van uw collega’s een bepaald document de laatste week geopend hebben, stelt Delve dit bestand aan u voor. Of als een collega een Excel-spreadsheet aanpast die u een jaar geleden aangemaakt hebt en waar u sindsdien niets meer mee gedaan hebt, krijgt u hier een melding van in Delve.

8. Importeer sneller cijfers van het web

Als u in vorige versies van Excel cijfers uit het web wilde importeren, moest u dat handmatig doen. Niet meer in Excel 2016: bezoek de webpagina met de tabel met cijfers en kopieer de url naar het klembord. Maak dan in Excel een nieuwe query met als bron het web en plak de url. Excel toont dan alle gegevens die het vindt op die pagina. Selecteer de tabel die u wilt importeren, waarna de cijfers in uw werkblad komen. U kunt overigens op elk moment rechts klikken op de tabel en de cijfers verversen, waarna ze een update krijgen als de cijfers op de originele webpagina ondertussen veranderd zijn.

9. Zoek een term op

Hoe vaak wilt u tijdens het typen van een document niet een bepaald woord opzoeken, om te weten of u een term correct gebruikt of een naam juist schrijft? Met Slim opzoeken (de opvolger van Opzoeken) hoeft u daarvoor niet meer uw tekstverwerker te verlaten: de functie gaat op zoek naar de juiste informatie in gelijkaardige contexten op websites zoals Wikipedia en in woordenboeken en toont ook afbeeldingen over het woord dat u intypte. Selecteer eenvoudigweg de term, rechtsklik erop en kies Slim opzoeken, waarna het paneel Inzichten aan de rechterkant informatie over de geselecteerde term toont.

10. Krijg uitleg over Office

Microsoft heeft een soort wegwijzer voor Office ingebouwd, zodat u niet verloren loopt tussen alle functies: de functie Uitleg. Typ in welke functie u zoekt in Office 2016, waarna het programma het juiste onderdeel in de menubalk toont.

Besluit

Office 2016 is de laatste grote Office versie die Microsoft uitbrengt. In plaats van een release om de paar jaar krijgen Office gebruikers vanaf nu maandelijks nieuwe functies. De belangrijkste nieuwigheden in Office 2016 zijn mobiele apps voor Windows 10 Mobile, Android en iOS, de mogelijkheid om documenten eenvoudig te delen en eraan samen te werken. Met de nieuwe Office vergadert en e-mailt u bovendien productiever. Naast PowerPoint is er een alternatief presentatieprogramma en de app Delve toont u altijd relevante informatie over uw documenten. En Excel maakt het u gemakkelijker om snel cijfers van het web te importeren. Tot slot helpt de nieuwste Office u ook om snel een term op te zoeken of te zoeken waar u een specifieke functie van het programma vindt.