10 signalen om te investeren in ERP

Investeren in ERP doe je niet zomaar, maar wanneer is het nu écht tijd om de volgende stap in uw automatisering te zetten? De meeste bedrijven starten met heel eenvoudige software en werken daarnaast ook nog manueel en zelfs op papier. Pas later stappen ze over naar meer gesofisticeerde bedrijfssoftware. In deze blog stellen we u een logische aanpak voor.

Knoop doorhakken

De uitdaging is om de knoop op het juiste moment door te hakken. Wanneer u druk bezig bent met uw dagelijkse activiteiten, ziet u vaak de overduidelijke alarmsignalen over het hoofd. We schreven dan ook deze whitepaper als een soort checklist. Herkent u een of meer van deze situaties, neem dan even de tijd om stil te staan bij de gevolgen van een al te lang uitgestelde beslissing.

De Belgische klantenverhalen die in dit document aan bod komen, gaan over echte bedrijven met echte mensen die net als u problemen hadden omdat ze te lang vasthielden aan hun oude werkwijze.

Wij zien elke dag klanten die achteraf gezien liever al eerder waren overgestapt naar een nieuw ERP-systeem. We hopen dat hun verhalen u zullen helpen om zelf die problemen te vermijden door sneller de juiste beslissing te nemen.

Het zijn verhalen zoals deze:

• Een retailer die zijn voorraad niet goed kon bijhouden doordat de voorraadgegevens niet geïntegreerd waren met de kassasystemen
• Een bouwfirma die een flexibel, ook mobiel beschikbaar alternatief zocht voor zijn trage en weinig gebruiksvriendelijke systeem

Naarmate uw bedrijf groeit, moet u kunnen rekenen op technologie die uw businessmodel werkelijk ondersteunt zodat u het serviceniveau kunt leveren dat uw klanten verwachten. Precies zoals u het van bij het begin had gepland.

10 signalen om te investeren in ERP

1. Uw systemen zijn oud, traag en instabiel

Een ERP-systeem dat niet langer voldoet aan de eisen van een groeiende onderneming, wordt vaak onstabiel. Het vertraagt of hapert, wat erg frustrerend is voor de gebruikers en de betrouwbaarheid van de gegevens in het gedrang brengt. Wanneer uw systeem aan zijn limiet zit, merkt u dat onder meer door:

• Traag lopende rapporten
• Een gebrek aan gebruiksvriendelijkheid
• Veel gebruik van randtoepassingen zoals Excel

2. Papieren documenten hinderen de efficiëntie

Werken uw vertegenwoordigers nog met papieren bestelformulieren die ze invullen tijdens hun verkoopbezoek bij de klanten? Moeten de medewerkers op kantoor nadien die bestelling manueel invoeren? Die werkwijze veroorzaakt:

• Een groot risico op vergissingen
• Een verlies van efficiëntie en productiviteit
• Een trager verkoopproces

3. Uw productieplanning is niet efficiënt

Order management is een cruciaal businessproces. De bestellingen komen binnen en doorlopen vervolgens verschillende bedrijfsafdelingen. Als er geen geïntegreerd systeem is om die verschillende stappen in de ‘flow’ te ondersteunen, moet er heel wat administratie manueel gebeuren. Dat kan grote problemen veroorzaken zoals:

• Vertragingen in de productieplanning
• Onnauwkeurigheden
• Spoedbestellingen met hogere transportkosten en overuren
• Een minder professionele indruk bij klanten en leveranciers
• Verlies van opdrachten

4. U heeft uw marges niet onder controle

U zoekt een ERP-systeem voor het complete beheer van bestellingen tot aan de facturatie, van inkoop over magazijnen en productie tot uitlevering? En heeft u ook een tool nodig voor de rapportering? Dan is een ERP-systeem op maat van uw organisatie precies wat u nodig heeft.

5. Uw financiële rapportering gebeurt nog manueel

Manueel werk bij financiële rapportering is meestal geen goed idee. De betrouwbaarheid van de resultaten is dan niet optimaal, er gaat veel tijd verloren en er kunnen verschillende versies circuleren. Bezorg uw medewerkers een systeem voor geautomatiseerde, centrale rapportering als ze:

• Gegevens uit meer dan vier bronnen moeten halen voor geconsolideerde rapportering
• Moeten wachten op de bijdrage van elke bedrijfsafdeling, waarna ze de gegevens zelf nog eens controleren
• De formules en cijfers in hun Excel spreadsheets dubbelchecken om er zeker van te zijn dat de rapporten kloppen

6. U verkoopt producten die niet in voorraad zijn

Dubbel ingevoerde gegevens onderhouden in aparte systemen is niet alleen tijdrovend maar leidt ook onvermijdelijk tot fouten en geeft frustraties bij uw medewerkers en uw klanten. Zo kan het ook gebeuren dat de klanten:

• Producten kopen die niet meer in voorraad zijn of de verkeerde prijs betalen
• Geen toegang hebben tot hun aankoophistoriek, openstaande facturen of bestellingen
• U zelf moeten opbellen om iets te bestellen als ze speciale prijsvoorwaarden hebben afgesproken

7. Te weinig zicht op reserveonderdelen

Maakt u gebruik van verschillende niet-geïntegreerde softwareprogramma’s, wat het uitwisselen van informatie en het nemen van gefundeerde beslissingen bemoeilijkt? U moet nochtans op elk moment weten waar uw producten zich bevinden. Ook een correct overzicht van de beschikbare wisselstukken is essentieel voor een goed beheer. Snel beschikbare informatie is dus belangrijk, zodat de medewerkers ook snel bij leveranciers kunnen bestellen.

8. Uw techniekers hebben te weinig informatie

Moet u heel wat interventies opvolgen, maar lukt dat niet met uw bestaande systemen? Zijn uw techniekers bovendien niet op de hoogte van interventie historieken, de data van installaties, garanties en contracten? Dat bemoeilijkt een goede service door:

• Het omslachtige verwerken en overtypen van papieren werkbons
• Het gebrek aan informatie over de gebeurde installaties en interventies, zodat de technieker niet de juiste reservestukken meebrengt of twee keer dezelfde oplossing aanbiedt
• Een trage facturatie door het laattijdig binnenkomen van de werkbonnen

9. U hebt te weinig zicht op kosten en marges

U gebruikt voor uw verschillende vestigingen niet hetzelfde systeem, waardoor de kosten voor updates en onderhoud hoog oplopen? Is het bovendien moeilijk om het overzicht te behouden op de rentabiliteit van de verschillende entiteiten en om rapporten op te stellen op groepsniveau? Dan kunnen we u verder helpen met een centraal ERP-systeem.

10. Uw voorraadinformatie is niet altijd up-to-date

Door het gebrek aan een centraal ERP-systeem kunt u de voorraad niet efficiënt en nauwkeurig opvolgen:

• Veel tijdverlies door onnodige administratie en dubbele gegevensinvoer
• Een groot risico op onjuiste of verouderde voorraadinformatie
• Elke dag manuele voorraadcontroles en veel werk om de juiste bestellingen door te geven

Wanneer overstappen?

Bij het lezen van deze 10 signalen bent u wellicht een aantal pijnpunten tegengekomen die u kent uit uw eigen organisatie. Want ook u zult op de grenzen botsen van uw eerste softwaresystemen naarmate uw bedrijf groeit. De vraag is dus niet of maar wel wanneer u moet overstappen naar de technologie die de groei van uw onderneming verder zal ondersteunen.

Dit is het juiste moment

Onze ERP-software specialisten van FIRMWARE helpen u graag verder bij het ontwikkelen van die ERP-modules die voor uw bedrijf van toepassing zijn. Zo bieden wij u volgende zekerheden:

• Real-time inzicht in uw businessresultaten
• Stijgende vraag van klanten opvolgen zonder extra personeel
• Minder manuele gegevensinvoer en minder risico door geautomatiseerde en veilige processen
• Efficiënt beheer van meerdere bedrijfsactiviteiten of –locaties
• Flexibel aanpasbaar aan een uitbreiding van uw activiteiten

Waar kunt u terecht?

Onze FIRMWARE consultants hebben een diepgaande kennis in onze FirmWare-technologieën, zodat ze u kunnen helpen om zo veel mogelijk businessvoordelen te halen uit ons ERP-systeem. Neem vrijblijvend contact op met ons via onderstaand formulier.