Excel is krachtige analyse tool voor uw bedrijf en laat toe dat u zeer flexibel kan omgaan met data, maar dit heeft ook enkele nadelen. Als u last hebt van één of meerdere van de volgende symptomen, is het hoog tijd om te denken aan een gecentraliseerde database applicatie zoals Microsoft Access.

1. Een link nachtmerrie

Stel dat u een Excel bestand hebt per maand en u zou graag een analyse uitvoeren over twee jaar, dan wil dit zeggen dat u 24 Excel bestanden moet gaan linken naar een groot bestand, wat al heel snel complex wordt om te beheren. Met een Microsoft SQL Server database worden de gegevens relationeel opgeslagen zodat ze maar een keer bestaan en kunnen dan nog steeds geanalyseerd worden met Excel.

2. Meerdere gebruikers ongemak

Wanneer u nog niet overgegaan bent naar Microsoft Office 365 met de bijhorende OneDrive om uw Excel documenten op te slaan, dan zal de melding “Alleen lezen” u wel bekend zijn. Dit wil zeggen dat er een collega op dat moment het document aan het bewerken is en dat jij maar moet wachten om ook uw aanpassingen door te voeren… Met een Access applicatie, kunnen uw medewerkers gelijktijdig inloggen en data aanpassen.

3. Oneindig veel tabbladen

In plaats van meerdere documenten te creëren, kiezen sommige medewerkers ervoor om veel tabbladen te maken in hetzelfde Excel bestand, wat ervoor kan zorgen dat het lang kan duren voor aleer het document opent en het traag aanvoelt om mee te werken.

4. Inefficiënte beveiliging 

Het beveiligen van de data is beperkt tot één wachtwoord om te bepalen of het gewijzigd/geopend kan worden of niet, dit is niet veilig en niet flexibel genoeg voor de hedendaagse vereisten van een bedrijf. Met een Access applicatie kan u dankzij het FirmWare framework zelf bepalen wie, wat mag zien op elk formulier.

5. Kopie van kopie van kopie 

Medewerkers kunnen en zullen de verschillende Excel bestanden naar hun eigen computer kopiëren, wie weet wat ze er mee doen eens ze het bedrijf verlaten. Daarnaast zullen er veel verouderde en dubbele Excel bestanden rond gaan, wat kan leiden tot het lekken van confidentiële data over medewerkers of klanten… Het is veel moeilijker om weg te wandelen met een SQL Server database die op de server gehost wordt.

6. Inefficiënte zoek mogelijkheden 

Als u bij het zoeken door verschillende Excel bestanden moet scrollen en door tientallen kolommen moet gaan om na te gaan of dit wel de laatste gegevens zijn, dan zal u dankzij een Access applicatie veel tijd besparen. Zo bevat dit zoek schermen waarbij de gebruiker kan zoeken op alle kolommen zoals naam, adres, postcode,…

7. Sortering en rapportering

Om de data uit een Excel bestand te rapportering, komt het er vaak op neer dat u de rijen gaat kopiëren en plakken naar een nieuwe lay-out of dat u er complexe filters opzet om toch maar de informatie te hebben van die ene klant. Excel is dan ook niet gemaakt om rapporten te genereren. Daarentegen bevat een Access applicatie een eigen rapporten module om eenvoudig rapporten te maken met heel wat filter en sortering mogelijkheden.

8. Vervuilde data

Aangezien u alles kan typen in een Excel bestand, zorgt deze mogelijkheid al snel tot inaccurate gegevens en dubbele data. Met een Microsoft Access applicatie kan u de ingave van data afdwingen via lijsten. Deze lijsten zijn enkel te beheren door de administrators van de applicatie. Als extraatje kan u bepaalde velden ook verplicht maken of bedrijfslogica op toepassen, zoals het order mag niet verzonden worden als de betaling nog niet geregistreerd is.

Wanneer u merkt dat uw Excel bestanden niet meer beheersbaar zijn of u veel tijd nodig heeft om ze allemaal up-to-date te houden, dan is een gecentraliseerde database applicatie uw volgende stap, zodat u kan beschikken over data die eenvoudig te analyseren is!

Herken je bovenstaande problemen? Wil je de mogelijkheden leren kennen van een professionele Access applicatie met een Microsoft SQL Server als database? Neem gerust contact op, wij helpen je verder!

Neem ook zeker eens een kijkje op onze site met focus op Microsoft Access en ontdek wat er standaard mogelijk is:

FirmWare Framework