Excel is krachtige analyse tool voor uw bedrijf en laat toe dat u zeer flexibel kan omgaan met data, maar dit heeft ook enkele nadelen. Als u last hebt van één of meerdere van de volgende symptomen, is het hoog tijd om te denken aan een gecentraliseerde database applicatie zoals Microsoft Access.

1. Een link nachtmerrie

Stel dat u een Excel bestand hebt per maand en u zou graag een analyse uitvoeren over twee jaar, dan wil dit zeggen dat u 24 Excel bestanden moet gaan linken naar een groot bestand, wat al heel snel complex wordt om te beheren. Met een Microsoft SQL Server database worden de gegevens relationeel opgeslagen zodat ze maar een keer bestaan en kunnen dan nog steeds geanalyseerd worden met Excel.

2. Meerdere gebruikers ongemak

Wanneer u nog niet overgegaan bent naar Microsoft Office 365 met de bijhorende OneDrive om uw Excel documenten op te slaan, dan zal de melding “Alleen lezen” u wel bekend zijn. Dit wil zeggen dat er een collega op dat moment het document aan het bewerken is en dat jij maar moet wachten om ook uw aanpassingen door te voeren… Met een Access applicatie, kunnen uw medewerkers gelijktijdig inloggen en data aanpassen.

3. Oneindig veel tabbladen

In plaats van meerdere documenten te creëren, kiezen sommige medewerkers ervoor om veel tabbladen te maken in hetzelfde Excel bestand, wat ervoor kan zorgen dat het lang kan duren voor aleer het document opent en het traag aanvoelt om mee te werken.

4. Inefficiënte beveiliging 

Het beveiligen van de data is beperkt tot één wachtwoord om te bepalen of het gewijzigd/geopend kan worden of niet, dit is niet veilig en niet flexibel genoeg voor de hedendaagse vereisten van een bedrijf. Met een Access applicatie kan u dankzij het FirmWare framework zelf bepalen wie, wat mag zien op elk formulier.

5. Kopie van kopie van kopie 

Medewerkers kunnen en zullen de verschillende Excel bestanden naar hun eigen computer kopiëren, wie weet wat ze er mee doen eens ze het bedrijf verlaten. Daarnaast zullen er veel verouderde en dubbele Excel bestanden rond gaan, wat kan leiden tot het lekken van confidentiële data over medewerkers of klanten… Het is veel moeilijker om weg te wandelen met een SQL Server database die op de server gehost wordt.

6. Inefficiënte zoek mogelijkheden 

Als u bij het zoeken door verschillende Excel bestanden moet scrollen en door tientallen kolommen moet gaan om na te gaan of dit wel de laatste gegevens zijn, dan zal u dankzij een Access applicatie veel tijd besparen. Zo bevat dit zoek schermen waarbij de gebruiker kan zoeken op alle kolommen zoals naam, adres, postcode,…

7. Sortering en rapportering

Om de data uit een Excel bestand te rapportering, komt het er vaak op neer dat u de rijen gaat kopiëren en plakken naar een nieuwe lay-out of dat u er complexe filters opzet om toch maar de informatie te hebben van die ene klant. Excel is dan ook niet gemaakt om rapporten te genereren. Daarentegen bevat een Access applicatie een eigen rapporten module om eenvoudig rapporten te maken met heel wat filter en sortering mogelijkheden.

8. Vervuilde data

Aangezien u alles kan typen in een Excel bestand, zorgt deze mogelijkheid al snel tot inaccurate gegevens en dubbele data. Met een Microsoft Access applicatie kan u de ingave van data afdwingen via lijsten. Deze lijsten zijn enkel te beheren door de administrators van de applicatie. Als extraatje kan u bepaalde velden ook verplicht maken of bedrijfslogica op toepassen, zoals het order mag niet verzonden worden als de betaling nog niet geregistreerd is.

Wanneer u merkt dat uw Excel bestanden niet meer beheersbaar zijn of u veel tijd nodig heeft om ze allemaal up-to-date te houden, dan is een gecentraliseerde database applicatie uw volgende stap, zodat u kan beschikken over data die eenvoudig te analyseren is!

Herken je bovenstaande problemen? Wil je de mogelijkheden leren kennen van een professionele Access applicatie met een Microsoft SQL Server als database? Neem gerust contact op, wij helpen je verder!

Neem ook zeker eens een kijkje op onze site met focus op Microsoft Access en ontdek wat er standaard mogelijk is:

FirmWare Framework

Het ICT Jaarboek is uit

Elk jaar brengt Smart Business het ICT jaarboek uit met de laatste trends in bedrijfssoftware. Vandaag zoomen we in op de modules die het vaakst gebruikt worden bij de Belgische KMO’s namelijk: CRM, ERP, Accounting-toepassingen, Business intelligence en analytics.

Het start allemaal bij CRM

CRM staat voor Customer Relationship Management, wat zoveel wil zeggen als het beheren van uw prospecten en klanten contacten. Vorig jaar zag we een groei voor Teamleader maar dit jaar moeten ze een stap terug nemen naar 5% marktaandeel. Grootste stijger dit jaar zijn de maatwerkoplossingen (van 15% naar 19%) waardoor ze op een verdiende tweede plaats eindigen met een tevredenheid van 7,5/10, na Microsoft met een aandeel van 30% en de hoogste tevredenheid van 7,7/10.

En het leeft verder in het ERP

Wanneer je uw prospect hebt geconverteerd naar een klant, volg je de volgende processen best op in een ERP systeem. Hierin beheer je de aan-en verkooporders, stock, productie, leveringen en facturatie. Hier is de trend richting maatwerk al langer bezig en komen we uit op een historisch hoogte punten waarbij het ook voor de eerste keer  op de eerste plaats eindigt met een marktaandeel van 21%. Kort hierop volgen Microsoft (20%), SAP (18%) en Exact (6%).

Het visualiseren en analyseren van deze data doen we in BI

BI staat voor Business Intelligence, deze software laat u toe om uw data op een eenvoudige manier te analyseren en te visualiseren. Kopman is hier opnieuw Microsoft met zijn Power BI oplossing, gevolgd door SAP en maatwerk. Qua tevredenheid zit Microsoft op 8/10 wat bijzonder goed is, daarna volgt maatwerk met een 7,5 en SAP met een 7.

Eerste peiling voor boekhoudtoepassingen

Dit jaar wordt er voor het eerst gepeild naar het gebruik van boekhoudtoepassingen. Hier hadden we verwacht om veel pakketten aan de top te zien maar niets is minder waar, maatwerk domineert hier met een marktaandeel van 36% en een tevredenheidsscore van 7,6. De tweede en derde plaats is voor Exact 16% en Kluwer 11%.

Documenten sla je op in een DMS

DMS staat voor Document Management Systeem, dit is een systeem waarin je al uw documenten kan bewaren (Word, Excel, foto’s). Hier kan het niet anders dat Microsoft zijn koppositie behoud mede dankzij SharePoint en Office met een marktaandeel van 45% en een tevredenheid van 8/10! Op een afstand volgt maatwerk 15% en Oracle 7%.

Microsoft Access is …

Op 23 en 24 april waren we virtueel aanwezig op de jaarlijkse Access ontwikkelaars conferentie. Ze gingen van start met de voorstelling van de nieuwe program manager voor Microsoft Access: Ebo Quansah. Zijn presentatie was zeer energetisch en hij kwam heel enthousiast over, je voelt echt dat er een nieuwe wind waait binnen het Microsoft Access ontwikkelingsteam!

Hieronder volgen enkele slides die voorgesteld zijn tijdens zijn presentatie. We keren even terug naar de roots van Microsoft Access met de definitie ervan namelijk:

Het is een operationele database waarbij het mogelijk is om real-time bedrijfsinformatie op te slaan, te beheren en op te volgen. Deze bedrijfsinformatie is vaak bedrijfskritisch.

We krijgen ook nog de cijfers mee dat Microsoft Access bij 95% van de “Fortune 500” bedrijven dagelijks gebruikt wordt! Uit verder onderzoek blijkt dat Access bij zowel kleine als grote bedrijven die geworteld zit in de organisatie en mocht dit geen onderdeel meer zijn van Office ze deze toch zouden aankopen.

Concreet is Microsoft Acces verre van dood!

Microsoft blijft fors investeren in Microsoft Access

Dat blijkt uit de vele nieuwe mogelijkheden die binnenkort beschikbaar worden via de Microsoft Office updates.

Besluit

Zoals je kan zien blijft Microsoft investeren in Access! Benieuwd wat Access voor u kan betekenen? Neem dan zeker eens vrijblijvend contact op. Want …