Stap 1 is beseffen dat u een software systeem nodig hebt om bedrijfsprocessen te ondersteunen of te automatiseren.

Dit betekent drie dingen:

• Je hebt een waardevolle bedrijfsprocessen die “verbeterd” kunnen worden
• Je bent tot het besef gekomen dat vele Excels of verouderde applicaties niet meer toereikend zijn
• Je dichter bij de oplossing staat dan je denkt

Het enige dat je nog moet bepalen is of je software gaat kopen of op maat laten ontwikkelen.

Over het onderwerp kopen of bouwen is er al heel veel geschreven en velen hebben deze keuze al moeten maken. Daarom willen wij u enkele beslissingscriteria meegeven die door vele van onze klanten gebruikt worden.

Het doel van dit artikel is om u te helpen een oplossing te vinden met de best mogelijke combinatie van kosten, functionaliteit en kwaliteit – met minimaal risico en natuurlijk binnen uw tijdsbestek.

Vraag: Het bedrijfsproces dat u wenst te informatiseren of te automatiseren, onderscheid dit u van uw concurrenten of is dit een standaard proces die weinig afwijkt ten opzichte van andere bedrijven?

Wanneer u het zeker niet kunt kopen

Als uw bedrijfsproces u onderscheid van de concurrentie, dan is de beslissing tussen kopen en bouwen al gemaakt. Unieke bedrijfsprocessen hebben meestal geen software pakket die klaar is voor gebruik. Of het is een ERP pakket zoals SAP of Navision die met honderden functies komt waarvan u een fractie zal van gebruiken en waarbij je u blauw betaald aan licenties, implementatie, parametrisatie. Op het einde van de rit zal dan blijken dat sommige zaken niet mogelijk zijn of ook maatwerk vereisen waardoor je al snel 3 keer meer zal moeten uitgeven dan voorzien…

Tussen de twee

Stel dat je ergens tussen de twee zit, wat vaak voorkomt; sommige bedrijfsprocessen zijn uniek bijvoorbeeld: project beheer, productie en andere zijn dan standaard, bijvoorbeeld de boekhouding. Dan heb je ook nog de mogelijkheid om de twee oplossingen te combineren door maatwerk te schrijven voor de unieke processen en een boekhoudpakket kopen. De meeste pakketten laten interacties toe zodat je voorbeeld klanten en facturen kan exporteren naar de boekhouding met een druk op de knop.

Het kan ook gebeuren dat je in allerijl een keuze moeten maken omdat uw Excel bestanden of uw verouderd programma plots niet meer werkt en dit veel invloed heeft op de werking van het bedrijf. In dat geval kan je kiezen om snel een pakket in te schakelen, (nu spreek ik wel even voor eigen winkel)maar je hebt ook nog de mogelijkheid om dit snel op maat te laten bouwen door Firmware aangezien zij starten met de basis modules welke snel inzetbaar zijn.

Kosten zijn levenslang en niet eenmalig

De kostprijs is altijd een factor. Het op maat bouwen van een applicatie heeft vooraf een hogere en eenmalige kost tegenover het kopen of huren van een pakket. Hou er wel rekening mee dat eens het gebouwd is, je ook de eigenaar bent van de software. Er zijn geen jaarlijkse licenties die elk jaar duurder worden naarmate je meer gebruikers hebt. Het schalen van uw applicatie is dus gratis. Als u nieuwe rapporten nodig hebt en je kan deze niet zelf maken, dan betaal je de ontwikkelaar voor deze kleine upgrades.

Stel dat u na de evaluatie van uw uniek bedrijfsproces beslist hebt om te bouwen. Dan is de volgende vraag: hoe gaat u de software bouwen? Er zijn verschillende opties maar houd één woord in gedachten: TEAM.

Ga voor een team of niet

Dit advies kan u helpen om duizenden Euro’s te besparen alsook heel wat stress en frustratie:

Laat het ontwikkelen van software altijd uitvoeren door een team en alleen een team!

Wat u ook kunt besparen door het inschakelen van een freelance ontwikkelaar of een interne ontwikkelaar, ooit komt u in de situatie dat u professionele support nodig hebt, die u de dag zelf nog kan helpen. Een erger scenario is dat u de applicatie ontgroeit of dat het faalt. Het vinden van een bedrijf die dit wil rechttrekken zal dan ook moeilijk te vinden zijn.

Bekwame medewerkers beginnen vaak zelf een applicatie te bouwen omdat ze geen IT-middelen hebben of ervan uitgaan dat ze een goede, duurzame, schaalbare en bijgewerkte applicatie kunnen bouwen, simpelweg omdat ze slim zijn. Dat is meestal een zeer gebrekkige veronderstelling. Uw bedrijf heeft geen heroïsche amateurprogrammeurs nodig; het heeft goed ontworpen software nodig die kan worden ondersteund als een programmeur vroegtijdig met pensioen gaat of ziek wordt.

Wij krijgen dan ook veel crisis oproepen van bedrijven die worstelen met applicaties die fouten geven, niet stabiel werken of traag werken. Vaak is de beste optie om de bestaande applicatie te behandelen als een “alpha” versie, die ons helpt te zien wat de bedoeling was. Na de nodige inschattingen blijkt meestal dat het goedkoper is om de oude applicatie te vervangen door een wel doordachte applicatie. Je kan dit vergelijken met een huis dat je zou moeten renoveren welke gebouwd is zonder plannen.

Wat betreft het gebruik van interne IT-middelen, kom niet te snel tot de conclusie dat zij dé mensen zijn om uw systeem op maat te bouwen. De kans is groot dat ze geen specialisten zijn in database-applicaties – helemaal niet. Ze kennen uw bedrijfsproces en dat is goed, maar een bekwaam extern ontwikkelteam kan meer doen dan een goede systeemanalyse. Het ervaren externe ontwikkelingsbedrijf kan waardevolle suggesties doen op basis van soortgelijke oplossingen bij andere bedrijven.

De klassieke projectdriehoek: het kan snel, krachtig of goedkoop maar niet alle drie

Er is een driehoek die vaak wordt gebruikt om softwareontwikkelingsprojecten te beschrijven. De hoekpunten worden Functionaliteit (vaak Scope genoemd), Tijd en Kosten genoemd. Dit is hetzelfde als bij een bouwbedrijf: “Je kunt deze klus goed, snel of goedkoop doen. In feite kunt u er TWEE van kiezen. Maar niet alle drie. Vervang in plaats van ‘goed’ de term ‘krachtig ‘, en u hebt de klassieke IT-ontwikkelingsdriehoek.

Het feit is dat als u een goed extern ontwikkelingsbedrijf vindt, uw aangepaste oplossing de meest standaard functies en modules al heeft. Waarom? Een ervaren ontwikkelaar heeft voldoende applicaties op uw databaseplatform gebouwd om een ​​bibliotheek van goed geteste en performante functionele modules te hebben verzameld. Bij Firmware hebben we onze FirmWare bibliotheek, verzameld uit meer dan 100 op maat gemaakte projecten. Deze modules voegen vertalingen, beveiliging, controle, ad hoc rapportage en andere functies toe die niet eigen zijn aan het databaseplatform.

Haal het risico uit “bouwen” en “kopen” lijkt een stuk minder interessant

Door gebruik te maken van een framework of software bibliotheek, haal je heel wat risico’s en kosten uit je project. Bijkomend geeft dit extra functionaliteiten die ook nog eens tijdsbesparend zijn.  Bij Firmware richten we ons op aangepaste oplossingen voor waardevolle bedrijfsprocessen en gegevens. De projectdriehoek is cruciaal voor onze klanten, net zoals voor iedereen in uw situatie. Ons specifieke profiel – hoe we het opnemen tegen andere ontwikkelaars – is:

• Al meer dan 5 jaar Microsoft Partner
• Meer dan 25 jaar ervaring met Access en Sql Server ontwikkeling
• Wij hebben 6 fulltime Access/VBA ontwikkelaars in vast dienstverband
• Gestandaardiseerde manier van ontwikkelen met eigen beproefd framework
• Onze ontwikkelaars hebben ervaring in diverse sectoren (constructie, diensten, productie, voeding, textiel, overheid, …)
• Wij werken bij u op locatie
• Wij leveren diensten dus u blijft eigenaar van de broncode
• U kan ook beroep doen op onze andere diensten