Werkt u vandaag met MS Excel of MS Access om uw bedrijfsgegevens zoals prospecten, stock of artikelen bij te houden maar merkt u bij deze manier van werken dat u tegen enkele limieten aanloopt:

– MS Excel: Er kan slechts 1 gebruiker aanpassingen uitvoeren
– MS Excel: Veel knip en plak werk en dus veel kans op menselijke fouten
– MS Excel: het bestand is traag geworden door de grote hoeveelheid data
– MS Access: de applicatie is traag geworden
– MS Access: de applicatie is niet meer compatibel met de nieuwste MS Office versie

Of u nu een nieuwe MS Access applicatie wenst te bouwen of uw bestaande een optimalisatie nodig heeft, in beide gevallen kunnen wij u verder helpen door het implementeren van ons robust FirmWare framework waar wij al jaren aan bouwen en steeds up to date houden met de nieuwste MS Office versie.

Waarom de kracht van Ms Access gebruiken binnen uw firma?

Af en toe komen we sceptische mensen tegen die Ms Access kennen van het huis tuin en keuken gebruik ervan. Het klopt dat MS Access eenvoudig (wil niet zeggen beperkt) en snel te ontwikkelen is maar zoals bij elke software is de kwaliteit en de mogelijkheden afhankelijk van de ontwikkelaar. Na het lezen van onderstaande feiten zijn alle vooroordelen snel vergeten.

– MS Access is wel degelijk geschikt voor een multi-user toepassing. De oplossing hiervoor is om MS SQL Server te gebruiken als database en MS Access als front-end, zo kan u ook genieten van de schaalbaarheid van SQL Server en is werken met meer dan 50 gebruikers geen probleem meer.
– MS Access is onderdeel van MS Office dit wil zeggen dat integraties met Excel, Outlook en Word naadloos kunnen opgezet worden. Linken naar elke pagina.
– MS Access heeft al heel veel functionaliteiten out-of-the-box zoals: formulieren, rapporten, flexibel filteren.
– In MS Access kan veel sneller ontwikkeld worden, zodat je meer waarde krijgt voor je geld.

Maar dit is nog niet alles, idealieter bouwen we nieuwe applicaties op basis van ons FirmWare framework. De functionaliteiten worden hieronder toegelicht.

Wat bevat het FirmWare framework?

Dit framework bevat de bouwblokken die we door de jaren heen hebben opgebouwd. Dit zijn bouwblokken die hun nut en betrouwbaarheid in verschillende applicaties bewezen hebben en zijn de basis voor elk nieuw project. Enkele standaard modules uit ons framework:

– Ondersteuning voor 4 talen
– Beveiliging tot op knop niveau
– Wie, wat en wanneer?

Ondersteuning voor 4 talen

Al onze Access applicaties ondersteunen 4 talen namelijk: Nederlands, Frans, Engels en Duits. Deze vertalingen zijn van toepassing op de applicatie zelf en op de documenten die aangemaakt worden in het systeem.

Zo zien we hier onze dynamische menu waarbij er links is ingelogd met een Nederlandstalige gebruiker en rechts met een Franstalige gebruiker.

Het is ook mogelijk om onze menu in ribbon of lint te plaatsen zoals hieronder afgebeeld is, zodat dit comform is met de nieuwe Microsoft standaard.

Om de teksten van de applicatie te vertalen kunnen we dit ook in de applicatie zelf gaan bepalen. Hier zien we een voorbeeld van een aankomst datum.
Indien gewenst kunnen we dit nog uitbreiden naar andere talen zoals u hier kan zien, is de Spaanse vertaling toegevoegd.

Hier zien we een overzicht van een veel voorkomende parameter namelijk het BTW stelsel welke hier te vertalen is in de 4 talen zodat dit in de correcte taal op het document komt te staan.

Beveiliging tot op knop niveau

Login

Met ons framework is het verplicht om gebruikers te definiëren en hun rechten in het systeem toe te kennen. Daarom is de eerste stap na het opstarten van de applicatie inloggen. Hierbij selecteer je je naam, eventueel bedrijf indien het een multi-company applicatie is en vul je je wachtwoord in. Je kan hierbij ook nog de taal wijzigen mocht dit nodig zijn want standaard neemt hij de taal over van de geselecteerde gebruiker.

Bij het klikken op Settings, zien we de huidige instellingen van de PC waarop gewerkt wordt. Dit is handig om de datum instellingen en het decimaal symbool te zien, want dit wordt dan gebruikt door heen de applicatie.

Bij het klikken op Database kunnen we met onze applicatie connecteren op verschillende database. Zo voorzien we steeds 2 databases, de eerste is de live omgeving en de 2de is een SANDBOX of test omgeving. Hierdoor kan de gebruiker snel iets testen in de SANDBOX voor hij het in de live omgeving uitvoerd.

Menu beveiliging

De gebruikers worden in het systeem toegekend aan een beveiligingsgroep. Er zijn standaard 20 groepen beschikbaar maar kan eenvoudig uitgebreid worden naar 40. Via onderstaand scherm kan er per menu item ingesteld worden welke groep toegang heeft en welke niet.

Formulier beveiliging

Naast de menu beveiliging gaan wij nog een stap verder door beveiliging in te stellen op formulier niveau. Zo kan de gebruiker voor een bepaald formulier beveiliging instellen op elk item. Zo hebben we de mogelijkheid om een veld op het scherm voor een bepaalde groep onzichtbaar te maken of niet editeerbaar te zetten.

Wie, wat en wanneer?

In alle applicaties is logging tegenwoordig heel belangrijk zodat je steeds weet wie wat heeft aangemaakt of het laatst heeft aangepast. Op elk niveau voorzien wij steeds volgende 4 velden:

Voor zeer kritische informatie kunnen we nog een stap verder gaan door elke wijzigingen op een bepaald scherm te gaan loggen zodat we steeds kunnen nagaan, wie wat aangepast heeft en wanneer.

Meer info?

Heeft u een aantal nieuwe functies die u wilt toevoegen aan uw huidig systeem? Of wenst u samen met onze software architecten een systeem op maat te ontwikkelen? Maak vrijblijvend een afspraak zodat we elkaar beter kunnen leren kennen. Voor meer informatie kan u ook steeds terecht op http://www.accessopmaat.be/