Papierloos werken
Ben jij iemand die nog niet papierloos werkt omdat je gewoonweg nog niet overtuigd bent? Dan hebben we zeker ook voor jou de voordelen ervan nog even op een rijtje gezet.
De voordelen
Hoe begin je eraan?
Papierloos gaan werken is niet een kwestie van alles of niets. Realistisch gezien doe je dit stap voor stap, aangezien wij al meerdere malen succesvol een papieren proces omgezet hebben in een digitale oplossing, delen we graag ons stappenplan:
1. Verken
Breng in kaart wat je er nog allemaal op papier wordt geschreven of bijgehouden wordt. Dit ga je best na bij de administratieve bedienden of een magazijnier verantwoordelijke en je zal verstelt staan wat zij nog allemaal registeren, tot twee maal toe!
2. Prioritiseer
Eens je een zicht hebt op de verschillende analoge processen is het zaak om deze een prioriteit toe te kennen. Dit kan op basis van:
De complexiteit van het proces
De mate waarin het tijdwinst zal opleveren
De mate waarin het bijdraagt om fouten te voorkomen
3. Starten
Start met het proces bovenaan je lijst en ga na welke technologische oplossing hiervoor het meest geschikt is. Werk eerst een proof-of-concept uit, die je snel kan toetsen aan de realiteit. Is het handig en haalbaar om op deze nieuwe manier te werken?
4. Finetuning
Werk de oplossing volledig uit en laat het analoog en digitaal proces even dubbel draaien zodat je zeker bent dat alles geborgen is. Pas aan en verbeter waar nodig.
Waarom nu starten met digitaliseren?
Men spreekt al jaar en dag over het feit dat KMO’s in België achterlopen op vlak van digitalisatie. Dit komt vooral door een gebrek aan kennis, tijd en budget.
Kennis
Elk bedrijf verwerkt elke dag meer er meer informatie maar is daarom nog geen informatica bedrijf, zij (moeten) zich focussen op hun core activiteiten. Maar daarnaast is er de lokroep van de “digitale transformatie”. Een realistische oplossing is om een bedrijf, die gespecialiseerd is in het digitaliseren van processen onder de arm te nemen en samen met hen een traject uit te stippelen. Zo hoeft u geen tijd te verliezen met het internet te doorzoeken om de juiste tool te vinden voor uw uitdaging.
Tijd
Zoals iedereen heeft u ook maar 24 uur in uw dag en is het aan u om te bepalen aan wat u die tijd spendeert. Wanneer u overtuigd bent dat u dringend nood hebt aan digitale oplossingen (om tijd te winnen!), komt dit vanzelf bovenaan uw prioriteitenlijst te staan. Door onze manier van aanpak zorgen we ervoor dat we de oplossing zo vlot mogelijk bouwen en integreren met een minimale tijdsinvestering van uw kant.
Budget
De hoofdreden waarom men niet vroeger begonnen is met digitalisatie is de hoge kost die dit vroeger met zich meebracht en wogen de voordelen niet zwaar genoeg door. Maar nu ligt dit anders, door de komst van Microsoft Office 365 met zijn verschillende modules kan er al heel snel een werkende oplossing gebouwd worden!
Wat zijn de mogelijkheden?
Afhankelijk van het proces moet er een keuze gemaakt worden over de opslag van de gegevens en presentatie of ingave applicatie. Om het even concreet te maken, wanneer het gaat over een beperkte hoeveelheid data, kan er gekozen worden om deze op te slaan in een SharePoint lijst, gaat het over grote hoeveelheden data dan opteer je best voor een Microsoft SQL Server database.
Hieronder enkele applicaties ter inspiratie.
Bezoekersregistratie
Wanneer je verplicht bent om uw bezoekers te laten registeren. Waarom dit niet digitaal laten verlopen?
Koerier app
Registratie van ophalingen of bezoeken. Met de mogelijkheid om barcodes te scannen en de GPS coördinaten op te slaan.
Werfbezoek
Bij een werfbezoek worden er heel wat foto’s genomen, dit gebeurd vaak met de smartphone. Maar om deze foto’s te linken aan het juiste dossier op het eigen systeem, kan een tijdrovende taak zijn.
Contacteer ons!
Onze Microsoft Office Hero’s luisteren graag naar uw dagelijkse uitdagingen en zorgen.
Trustteam | Microsoft Office 365 Partner
Drapstraat 90
9810 Nazareth
BELGIË
+32 (0)55 30 31 18
BE 0477.005.418