VerBau

FIRMWARE informatiseert en automatiseert productiebedrijf Verbau.

Verbau is een jonge, dynamische producent van desserts. Hun uitgebreid gamma wordt steeds vervaardigd met de meest hoogwaardige ingrediënten welke een authentieke smaakbeleving garanderen. Een “state of the art” productieproces laat de producten een artisanale sfeer uitstralen. Flexibiliteit, originaliteit en het “custom made” afwerken van producten zijn hun sterkste troeven.

Verbau werd opgericht door Antoon Verschelden. Laten kwamen zijn twee zonen, Thomas en Mathieu Verschelden, ook in de zaak. “Al onze producten zijn gekoeld of diepgevroren verkrijgbaar, zowel onder een premium private label als onder ons eigen merk ‘Les amuses du Chef'”, vertelt Thomas Verschelden. Verbau staat voor kwaliteitsproducten op maat gemaakt.

De smaakt zit goed, nu de rest

In 2008 nam Verbau onmiddellijk een vliegende start en sindsdien is het bedrijf aan een ongelooflijk tempo blijven groeien. “De IT-infrastructuur bestond oorspronkelijk uit een fileserver waar men allerlei Word- en Excel-documenten bijhield. Deze documenten bevatten de bedrijfsdata zoals: orderoverzicht, stockoverzicht, facturen,… Dit is een snelle en beheersbare oplossing voor een klein bedrijf maar naarmate we groeiden kwamen de nadelen van deze manier van werken naar boven”, zegt Thomas Verschelden.

• Veel kopieer- en plakwerk
• Elk document kan slechts door 1 persoon worden benaderd
• Geen uniforme manier van werken
• Geen duidelijk overzicht van gebruikte documenten
• Je bent afhankelijk van een individu: als die er niet is, dan gebeurt er niets
• Je moet altijd proactief werken aangezien het document niets kan controleren

Weeg-schaal-bare software

“Er was ook al een Access-programma aanwezig die de industriële weegschalen aanstuurde en voorzag met de nodige gegevens om recepten te kunnen afwegen. Dit bezorgde de werknemers extra werk aangezien ze bij een ontvangst van goederen dit op twee verschillende plaatsen dienden in te geven”, beschrijft Thomas Verschelden.

“Na enkele jaren op deze manier gewerkt te hebben, werd het snel duidelijk dat een geïntegreerd systeem meer dan wenselijk was. Het nieuwe systeem moest Verbau meer overzicht geven en de werklast van de werknemers verlichten”, verklaart Mathieu Verschelden.

Automatiseren is centraliseren

“FIRMWARE heeft dit verwezenlijkt door Verbau te voorzien van een op maat gebouwde ERP-applicatie, modulair en volledig flexibel. Doordat alles gecentraliseerd wordt, is er nu een beter overzicht en is er transparantie naar de gebruiker toe. Iedereen kan nu ook binnen de grenzen van zijn beveiligingsniveau alle stappen in het proces inkijken of aanpassen”, vertelt Johan Bauwens, mede-zaakvoerder van Verbau.

De werklast werd op verschillende punten aangepakt. Zo werd het ontvangen van grondstoffen vereenvoudigd en versneld. Dit werd mogelijk door de grondstoffen bij ontvangst onmiddellijk beschikbaar te stellen aan de weegschalen. Hierdoor is het Access-programma overbodig geworden en kan alles netjes opgevolgd worden in het ERP-systeem. Ook op gebied van stockbeheer werd er automatisatie toegepast. Zo worden op bepaalde tijdstippen van de dag de verschillende grondstoffen gecontroleerd op een minimum hoeveelheid. Wanneer de grondstoffen onder de minimum waarden zouden zakken, krijgt de verantwoordelijke automatisch een mail toegestuurd met de desbetreffende melding.

“Het aanmaken van facturen was voor Verbau ook een tijdrovende job. Dit hele proces is vervangen door één druk op de knop waarbij alle facturen gegenereerd worden op basis van de levernota’s.  Aangezien het een voedingsbedrijf is, mag tracering niet uit het oog verloren worden en moet het eenvoudig zijn om producten en grondstoffen op te sporen. Dit kan nu dankzij het gecentraliseerd systeem van FIRMWARE”, benadrukt Peter Schiettecatte, kwaliteitsmanager van Verbau.

In de wolken met Firmware

Verbau is zeer tevreden over de software en de aanpak van FIRMWARE. Ze zijn niet alleen in de wolken over het FirmWare softwarepakket, de software wordt ook uit de “wolken” geplukt door gebruik te maken van een Cloud-infrastructuur. Door de blijvende groei is er nog een vestiging bijgekomen waardoor het systeem ook van op verschillende locaties dient benaderd te worden.

Ze geven er een OLAP op 

Bijkomende uitdaging voor FIRMWARE is dat de werknemers bij Verbau erg veel flexibiliteit gewoon zijn door het werken met losse documenten. Deze vrijheid moest meegenomen worden in het nieuwe ERP-systeem en dit is bereikt op verschillende manieren.

Bij Verbau is het zo dat men vaak nieuwe desserts test en ze zo snel mogelijk op de markt wilt brengen. Dit vereist een flexibel systeem waarbij nieuwe producten eenvoudig kunnen toegevoegd worden maar ook de recepturen en de verschillende formules die het product bevat. FIRMWARE geeft een oplossing voor deze uitdaging bedacht door ervoor te zorgen dat nieuwe producten automatisch gekend zijn op de weegschaal waardoor er onmiddellijk een procedure kan opgestart worden.

Een degelijk overzicht is dan ook cruciaal, vooral bij de modules orders en facturen. Er is in beide gevallen gekozen voor een OLAP (Online Analytical Processing), een instrument dat uw datawarehouse beschikbaar stelt. Dit geeft de gebruiker enorm veel flexibiliteit om zijn bedrijfsdata op verschillende manieren te bekijken en te analyseren.

“Bij de facturatiemodule kunnen we alle facturen in kaart brengen en groeperen op land, leveringsadres, product,… Hiervan kan er ook een rapport met grafieken gegenereerd worden. Bij de leveringsmodule kan er een soortgelijk overzicht verkregen worden en is het meteen duidelijk welk product in welke week geleverd moet worden”, aldus Mathieu Verschelden.

Benieuwd wat FIRMWARE voor uw bedrijf kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.